Det er meget enkelt at sætte MemberLink op til at styre booking af jeres baner eller andre typer ressourcer. Fra den sorte administrationsmenu, skal du vælge "Booking" og "Opret / Ændre bookingopsætning". Så lander du i administrationsområdet for bookinger, hvor du skal klikke på den grønne "Opret ny bookingaktivitet" for at oprette f.eks. banebooking. Se billedet nedenfor.
Når du har klikket på den grønne knap åbner du en skabelon, hvor du kan indtaste forskellige informationer om din booking og opsætte regler for hvor ofte og hvor langt ud i fremtiden dine medlemmer må booke. Læs mere nedenfor.
Du skal som det første give din booking en overskrift. Det kan f.eks. være "udendørsbaner", "indendørsbaner", "både" eller noget andet relevant for jeres forening.
Herefter vælger du det enhedsnavn som er passende for din bookingstype på drop down listen. Der kan vælges imellem baner, biler, både, lokaler, tider og ressourcer generelt fra listen.
Hvis du har mange forskellige bookingtyper som foreningens medlemmer kan booke, er det en god ide at bruge farver til at differenciere mellem dem. Det giver et nemmere overblik, når man skal se i kalenderen, hvad der er blevet booket.
Du kan i feltet "Sorteringsnummer" angive et tal, hvis du gerne vil bestemme i hvilken rækkefølge dine forskellige bookingstyper skal komme. De laveste tal vises øverst på listen. Lader du alle dine bookingtyper have "0" stående i det felt, sorteres de alfabetisk i oversigten.
Det er en god ide, at sætte en kontaktperson på sin bookingtype, så det altid er muligt for medlemmerne hurtigt at få kontakt til en relevant person omkring bookinger. Klik på "+Vælg" knappen og vælg en person fra jeres medlemsliste. Og skal denne person også gerne modtage besked, når medlemmer booker eller aflyser, så makér afkrydsningsfeltet "Send besked om booking".
Du kan sætte op til flere forskellige regler op for dine bookinger, hvis du f.eks. gerne vil begrænse, hvor mange aktive bookinger hvert enkelt medlem i foreningen må have eller hvor langt ud i fremtiden de må booke.
Først kan du definere, hvor mange deltagere der minimum skal til, før et medlem må booke - og hvor mange der maksimalt må bookes til hvert enkelt booking.
Hvis du gerne vil tillade at medlemmer kan booke sig på hinandens reservationer, for at få baner, lokaler og/eller både fyldt helt op, så kan du markere afkrydsningfeltet "Tillad opfyldning" for at muliggøre dette. Markerer du ikke dette felt, så er dette ikke muligt.
Herefter kan du tilføje valgfrie regler for dine bookinger. Vælg en af dem fra drop down listen og klik derefter på knappen "Tilføj regel". Så vil du få et gråt felt som nedenfor, hvor du kan sætte din regel op. Det kunne f.eks. være en regel om, hvor mange aktive bookinger hvert enkelt medlem må have på én gang. Indsæt det maks antal, som du gerne vil have og vælge om det skal gælde for alle bookingaktiviteter eller kun for én bestemt aktivitet. Herefter kan du indsætte en fejlbesked. Dette er en besked som vil blive vist øverst i højre hjørne af skærmen i det tilfælde, at et medlem forsøger at booke flere end de angivne maks. antal bookinger, du har sat op i denne regel.
Du kan opsætte regler for "Min/Max alder", "Max antal dage frem", "Aflysning timer før booking" og "Max antal booking i alt" på dine bookinger.
OBS! Hvis du både opsætter bookingregler her og har opsat bookingregler direkte på hold eller medlemmer, så trumfer de regler, du sætter op for hold eller medlemmer de regler, som du sætter op her. Dvs. har du en bookingregel her, som siger, at medlemmer maksimalt må have 4 aktive bookinger og du samtidig har en bookingregel for f.eks. dine seniorer, som hedder at de må maksimalt have 6 aktive bookinger, så trumfer reglen på de 6 aktive bookinger de 4 aktive bookinger - MEN kun for seniorer. Alle andre medlemmer/hold må kun have 4 aktive bookinger ad gangen, hvis der ikke er sat nogen regel op for dem specifikt.
Du kan tilføje hvilke hold/etiketter som må booke ved at tilføje dem i området "Etiketter/Hold". Klik på "+ Vælg" knappen og vælg de relevante fra listen som vises i det nye vindue.
Du kan også vælge om andre medlemmer må se, hvem der har booket i bookingkalenderen. Som udgangspunkt står deltagersynligheden til, at alle medlemmer må se hinandens bookinger. Vil du gerne ændre dette, så medlemmer kun kan se egne bookinger, skal du ændre på denne drop down.
Herefter kan du sætte en tidsplan op, som f.eks. kunne svare til jeres sommersæson for udendørsbaner og jeres vintersæson for indendørsbaner. Du indsætter, hvornår det skal være muligt at kunne begynde og booke. Og hvornår den sidste dato for bookinger skal være. Herfter vælger du hvilke ugedage det skal være muligt at booke og i hvilket tidsrum på dagen og hvor længe en booking varer i antal minutter.
Du kan sagtens oprette flere tidsplaner, hvis du vil skifte mulige ugedage i løbet af en periode, eller tidspunktet på dagen ændrer sig i løbet af sommerperioden. Hvis du opretter to eller flere tidsplaner for f.eks. sommerperioden, vil kalendrene der vises på hjemmeside automatisk tilpasse dig, når dine angivne dato'er indtræffer.
Første gang du opretter en bookingaktivitet vil der ikke findes nogen ressourcer i systemet endnu. Dem kan du oprette direkte i din bookingaktivitet i sådan et tilfælde. Når du har oprettet ressourcer i systemet, vil de senere kunne tilføjes til de bookingaktiviteter, du opretter ved at vælge dem fra listen. Læs mere om, hvordan du administrerer oprettede ressourcer her.
Nederst i skabelonen kan du oprette en besked, som vises på skærmen når et medlem har gennemført en booking. Den vises i øverste højre hjørne af skærmen og kan bruges som bekræftelse på bookingen og evt. til at minde medlemmer om regler, de skal huske, når de har brugt foreningens faciliteter.
Når du har været alle relevante felter igennem, trykker du "Gem" og så er din bookingaktivitet oprettet med de regler som du har angivet.
