Info for klub administratorer

MemberLink Infotavle

Log på for at skrive indlæg og for at læse opslag der er interne.
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Skabeloner til privatlivspolitik og fortegnelsespligten.

Hvis i ikke allerede er igang med at lave jeres nye privatlivspolitik der skal godkendes af medlemmerne og den lovpligtide fortegnelse, så er der her vedhæftet nogle skabeloner i kan bruge. De er udarbejdet af DGI of DIF, de skal selvfølgeligt tilpasses jeres forening.

Der vil allerede engang i næste uge blive muligt for jer at sende jeres privatlivspolitik ud til accept hos jeres medlemmer. Vi har udviklet en automatiseret indhenting af tilladelser, som gør at i kan angive hvilke dele af systemet de må eksponeres i hvis de accepterer. i vil ligeledes kunne angive en etikette der bliver tildelt eller frataget alt efter om en person afviser eller godkender en aftale i har lagt op. Så det bliver nemt at få indhentet de nødvendige tilsagn fra medlemmer og trænere....

I vil også kunne lave en specifik privatlivspolitik for trænere og ledere, som kun vil skulle godkendes af dem(afgøres med etikette).

Men som det første skal i have udarbejdet privatlivspolitik og fortegnelsen.
Bilag 2 - Skabelon til brug for opfyldelse af fortegnelsespligten (dokumentationskravet), version 28.2.2018.docx
Bilag 1 - Privatlivspolitik for foreninger.docx
Thomas Kristiansen Det er også det der kommer til at ske
Michael Sørensen Så medlemmet slettes automatisk fra MemberLink efter 1 år efter udmeldelse, men medlemsnummeret (ID) forbliver i rokort, men uden at kunne relateres til en person?
Hans J F Rasmussen Så kan man jo ikke se sig selv tilbage i de gamle rostatestikker 🤔
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Persondata forordningen.

Første skridt i at få jer klar til den nye persondataforordning, er at i udpeger den primære kontaktperson over for MemberLink.

Når i logger på MemberLink, skulle i gerne få en besked om at i skal ind under "Site indstillinger" / "Rettigheder" og udpege den primære kontaktperson.

Inden for en uges tid vil der komme besked til den primært kontaktperson om de næste skridt i processen.

1. I skal ind og acceptere "Aftale om MemberLink", samt "Databehandleraftalen".
2. I vil få skabeloner til udfyldelse af Fortegnelsespligten, samt jeres Privatlivspolitik.

Vi vil sende info ud med de tiltag der er nødvendige i systemet, for at sikre at persondata ikke bliver komproptimeret.

Vi skal nok gøre vores til at i bliver klar.

Men husk at i er Dataansvarlige....
Ella Lisberg Larsen Hej Thomas. Ella er ikke længere medlem af Kolding Dame Roklub og jeg har i stedet fået ansvaret i forhold til Persondata forordningen. Vil du rette det, så jeg modtager denne type information fremadrettet? Venlig hilsen Lene Kiltang
Thomas Kristiansen Jeg får dine kontaktinfo ændret til denne her type info.....
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
vedr. SSL(https) på jeres hjemmeside.

Mange af jer er blevet flyttet over på SSL(sikker kryptograferet adgang). Hvilket gør at den gerne skulle være grøn oppe i adresse linjen.

Hvis den skriver https, men ikke er grøn, så kan det skyldes at i har lagt indhold som billeder, IFRAME, DMI vejr eller andet som ikke er på en https adresse. Derfor vil browseren ikke vise den som 100% sikret, da den viser indhold der ikke er sikret.

Derfor sikre jer at i ikke viser indhold der ikke kører https. Det betyder ikke at jeres side er usikker, men det er bedst hvis den er grøn i browseren.

Er jeres hjemmeside ikke skiftet til SSL(https) endnu, så tag fat i support, så skal jeres DNS navneserver lige ændres.
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Kortgebyr må fra 1. januar ikke længere sendes videre til medlem

De af jer der har betalingsløsning på jeres MemberLink site, kan fra 1. januar 2018 ikke længere skubbe kortgebyret videre til medlemmerne. Det er pga. en ny lov der træder i kraft.

I har sikker modtaget en mail fra Dibs hvor der står:

Det betyder, at du ikke længere må opkræve dine kunder et betalingsgebyr, når de betaler med kredit- eller debitkort, som er udstedt inden for EU.

"DIBS arbejder på en mere avanceret løsning!"
I følge lovgivningen er det butikkernes eget ansvar at leve op til de nye regler vedr. surcharging, men vi ønsker at gøre det så nemt som muligt at drive webshop og derfor arbejder vi på nuværende tidspunkt på at udvikle en løsning. Løsningen vil gøre det enkelt og hurtigt, at ændre opsætningen i dit betalingsvindue, så du fremover kun surcharger på kort, som ikke er underlagt den nye lovgivning. Vi forventer at løsningen bliver implementeret i slutningen af februar 2018."

I SKAL IKKE GØRE NOGET. Hvis i har aktiveret at medlem skal betale kortgebyret, vil dette automatisk blive deaktiveret fra 1. januar. Når de er klar til at kunne håndtere at betalingsgebyr for kort der ikke er omfattet af loven, så vil denne blive aktiveret.
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Klar til den nye persondataforordning, der træder i kraft d. 25 maj 2018?

Som en del af jer sikkert har hørt om, så træder den nye persondataforordning igennem i hele EU her d. 25 maj 2018.
Den stiller helt nye krav til jeres behandling af personoplysninger. Personoplysninger er alt der kan relatere til en person, dvs. Navn, Adresse, e-mail og telefonnummer.

Bøderne for overtrædelse af forordningen er massive og kan knække en hver forening eller firma, så det er vigtigt at denne bliver taget alvorlig.

I Den nye forordning kræver at i skal indhente samtykke ved medlemmer og frivillige til brug af deres personoplysninger. Samtykket skal gives til det specifikke formål og kategorisering. De skal aktivt give samtykket.

Der skal ved samtykke informeres om hvem der har adgang til data, hvad de skal bruges til, hvad deres rettigheder er og hvem der er dataansvarlig i foreningen. Vi vil komme med mere konkret info senere.

Desuden kan medlemmer kræve at få slettet deres data hos jer. Der kan være konsekvenser ved dette f.eks. udmeldelse mm. Ligeledes vil de kunne kræve at se de data i har registreret for jer.

Den gode nyhed er at MemberLink inden d. 25 maj 2018 vil være ”Ready by design”.dvs. at vi vil sørge for at gøre det let for jer at leve op til den nye forordning. Så MemberLink vil facilitere indhentning af samtykke, samt forhindre (hvor vi kan) at personoplysninger ikke bliver misbrugt.

Mange processor med indhentning af de samtykker i har brug for bliver automatiseret, så i ikke selv skal ud og have fat i hvert enkelt medlem.

Vi vil holde jer informeret løbende. Processen er i gang og opstarter er inden den træder i kraft, da det er en god idé at have samtykke på plads inden d. 25 maj.

Det er vigtigt at det i sidste ende er jeres ansvar som Dataansvarlige. Vi hos MemberLink er Databehandlere for jer og har også et ansvar.
Aalborg Kajakklub Hej Thomas, Så vidt jeg er informeret står der også i loven at vi skal krypterer med fx SSL, er dette også noget der sker automatisk? Mvh. Jakob
Thomas Kristiansen Hej Jacob. Det bliver nok krav at alle sites kommer over på SSL, hvilket vil give en merpris på 500,- i jeres årlige abn.
Vedbæk Kajakklub Hej Thomas, godt at I forbereder samtykket. Kan du løfte en flig af hvordan samtykket bliver og om vi selv kan tilføre andre oplysninger til samtykket, som vi har andre steder end memberlink? Det er rokort (senere rowlog) data, sikkert også noget fra låsesystemet og måske bankudskrifter. For os er det nemmest et komplet samtykke. Desuden vil det være rart at samtykker gives ved indledningen af den kommende sæson, men det afhænger selvfølgelig af implementationen ;-) mvh Peder
Thomas Kristiansen Hej Peder.... I jeres fortegnelse over behandling af personoplysninger, vil i informere om hvilke data i har brug for, hvad de bliver brugt til og hvem der har adgang til dem. Det er noget medlemmer skal sige god for.... Vi sørger for at der indhentes de nødvendige samtykke. Der vil så blive muligt for jer at oprette valgfrie samtykke, som vi også indhenter..... Der kommer meget mere info om dette sidst i marts... Mvh Thomas
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Integration til Facebook Messenger
Som en del af jer har opdaget, så har vi nu åbnet for at jeres medlemmer kan få notfikationer(beskeder, opslag, nyheder mm.) direkte i deres Facebook Messenger.

Fordelen er at i sparer på SMS, beseder kommer der hvor Facebook brugere helst vil læse deres beskeder. Så får i også en meget tættere kontakt til medlemmer og de svarer hurtigere.

Man flytter med det her ikke noget over på Facebook, man gør ganske enkelt bare livet lettere for de 80% der har Facebook.
Troense Kajakklub Genialt
Thomas Kristiansen Jeps, den svarer jeg da lige på her fra min Messenger :-)
Troense Kajakklub Hmnn, nu skal jeg så lige finde ud af, hvordan jeg skifter fra at være Troense Kajakklub til at være Marianne Berthing, så jeg også kan se den fra min Messenger. Eller hvordan jeg får Troense Kajakklub på messenger ..
Thomas Kristiansen Du skal ind via jeres MemberLink side på alle de sider du vil tilmelde dig Facebook Messenger. Du kan uden problemer tilmelde den samme FB konto til flere MemberLink sider....
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Nyt vedr. online betalingskort.

Vi har nu opgraderet vores integration til Dibs, eller rettere, vi har skiftet til en anden platform end den i har kørt på hidtil. Grunden er at de udfaser PaymentWindow, som er den platform de fleste af jer kørte på. Nu kører alle mof FlexWin, som er Dibs's flagskib. Det er skyld i nogle ændringer + at vi har implementeret nogle forbedringer.

1. Nu kan klubber tilkøbe MobilePay Online aftalen, selv om de også har abn. træk på deres aftale.
2. I skal markere de medlemsskaber / hold der skal køre på abn. træk. Hold der er ikke er markeret, vil ikke blive autotrukket.
3. I kan nu pålægge medlem betalingsgebyret og rent faktisk få disse gebyrer med ind i regnskabssystemet, ved at vælge hvilken konto gebyrerne skal konteres mod i Regnskab / Indstillinger.
4. I kan nu vælge en specifik konto som online betalinger skal gå ind på. Det er specielt nyttigt, hvis online betalinger ikke går ind på jeres primære konto. Denne konto kan også vælges under Regnskab / Indstillinger. Vælges der ingen der, vil de fortsat på ind på den konto der er valgt til primær beholdning.
5. Tager i betaling ved indmelding til et hold der har aktiveret abn. træk, vil betalingen blive trukket med det samme, men kortet vil ikke blive tilmeldt abn. træk(Det er en begrænsning i FlexWin), de viol dog ved første opkrævning skulle indtaste deres kort og det er dermed gemt. De vil altid kunne lægge det ind oppe under deres egen bruger.
6. Ved opkrævning af abn. træk, indtaster medlemmer nu deres kortinformationer og beløbet trækkes så ved betalingsfrist, og ikke med det samme som hidtil.
7. Medlemmer kan nu ved opkrævning af hold der har abn. træk vælge at de ikke vil have klubben gemmer deres kort og istedet betale direkte ved at indtaste deres kortinformationer hver gang.

Det var en masse nye ting....
Jesper Nothlev Ærgerligt at kortinfo ikke bliver gemt ved betaling ved indmeldelse (pkt 5)
Thomas Kristiansen Ja.. ved det... Dog hvis de melder sig ind til 0,- så skal de indtaste deres kortinfo og så bliver de gemt.... Vil evt. lave det sådan at hvis i tager betaling for indmeldelse på abn. træk, at den går ind og Autoriserer betalingen ved indmelding...
Jesper Nothlev Det var en nyttig info vedr. 0 kr😊 dvs. Vi kan lave en Online indmelding pris på 0 kr. , så får vi gemt kortoplysningerne, så vi har dem ved abonnementstræk?
Thomas Kristiansen Korrekt :-)
Lars Beeck
Lars Beeck
I er nu nødt til at gennemgå jeres rettigheder, da der er kommet nye muligheder!

Så kommer der lidt ændringer til punktet "Rettigheder"

"Medlemsansvarlige" splittes op, og får et separat punkt der hedder "Hold- og etiketteansvarlige"

"Medlemsansvarlige" - "vælg dem der må administrere medlemmer og medlemsdata(IKKE hold og etiketter)"
"Hold- og etiketteansvarlige" - "Vælg dem der må administrere hold og etiketter"

Punktet Økonomi ansvarlig splittes op, og erstattes af 3 nye punkter!

"Regnskabsansvarlige" - "Vælg dem der skal have adgang til bogføring og regnskab"
"Opkrævnings- og kontingentansvarlige" - "Vælg dem der skal have adgang til at kunne opkræve, afstemme og rykke (giver ikke adgang til regnskaberne)"
"Bogføringsadgang" - "Vælg dem der må bogføre (giver ikke adgang til regnskaberne)"

Denne opdeling, giver jer mulighed for at fordele opgaverne lidt mere ud i jeres foreninger.

Nyt punkt:

"Oprette nye begivenheder" - "Vælg dem der må oprette nye begivenheder(IKKE aktivitetstyper)"
Denne rettighed giver mulighed for at benytte alle de aktivitetstyper der er oprettet, men vil ikke selv kunne oprette dem(med mindre der endnu ikke er oprettet nogen aktivtetstyper, så vil man kunne oprette een).

Holdansvarlig kan benytte alle de aktivitetstyper der er tilknyttet det hold man er ansvarlig for, man vil kunne oprette een aktivitetstype, hvis ikke man har nogen typer knyttet til sit ansvarsområde i forvejen.




Johannes Andersen Jeg kunne også godt tænke mig om man kunne give nogle medlemmer rettigheder til at kunne redigere i nogle (få) sider, - uden at de skal gøres til webmaster med fri adgang til at komme galt afsted over det hele. Det synes jeg er lidt for frie hænder. 😌😓
Lars Beeck Hej Johannes. Du kan ved at give ansvars ret på et hold, give adgang til at lave undersider og rette i de sider der er tilknyttet holdet. Nye sider skal dog indsættes i menuen af en administrator.
Michael Madsen super fin optimering. Men jeg syndes det er en skam man ikke kan tilføje etiketter eller hold i stedet for navne det gør det meget nemmere at skifte personer
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Ressource booking oversigt på forsiden

Vi har netop lanceret et nyt sideelement der hedder "Ressource booking oversigt", som i kan indsætte på jeres forside, medlemsforside eller indholdssider.

Med den, har i mulighed for at vise dagens bookinger på en eller udvalgte ressourcer. I kan vælge f.eks. kun at vise ressource bookinger for begivenheder med en specifik etikette/medlemsskab. Vælge at vise alle bookinger for f.eks. en hal. I bestemmer hvad der skal vises pr. element.

I kan tilføje flere elementer af den type på samme side, hvis i f.eks. vil vise bookinger for flere haller i hver deres element.

Den starter altid med at vise dags dato. Besøgende kan så med pileknapper skifte frem eller tilbage mellem dagene.

Ved medlemsbookinger, vises medlemmernes navn kun hvis besøgende er logget på siden. Er man ikke ikke logget på, vil tiden stå som "Booket".

Indsæt det nye element på jeres sider allerede i dag....
Jacob Strøe Larsen Hej! Jeg har siddet og rodet lidt med ovenstående (ressource booking oversigt på forsiden), men evnerne rækker åbenbart ikke. Kan I hjælpe? Mvh Jacob / ØTK
Thomas Kristiansen Hej Jacob...Ring lige ind så... Det burde være lige til...
Hans J F Rasmussen Til orientering filtrerer den ikke alle udgåede ressourser væk, hvor slutdato er overskredet de forsvinder først når man markerer "skjul i aktivitetskalenderen"
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Notifikationer om til- og afmeldinger

Systemet sender nu notifikationer ud til dem der er ansvarlige for en begivenhed ved tilmeldinger og afmeldinger på invitationer, hvilket kan være værdifuld info, hvis man er træner, holdleder, eller bare gerne vil være "upto date" med hvem der er tilmeldt...

Hvis du ikke vil have din mailboks fyldt med den type mails, kan du med succes installere MemberLink App'en, så kommer de der som notifikationer. Du kan også helt fravælge notfikationerne inde under "Notifikationer". oppe i højre hjørne under din bruger, når du er logget på.

Vi tager egen medicin

Hele dette MemberLink site, er lavet i MemberLink systemet, det samme system som i foreninger bruger.
Her på siden vil du kunne følge med i alle de nye funktioner der kommer i MemberLink, samt få info om vigtige ting vedr. systemet.