Info for klub administratorer

MemberLink Infotavle

Log på for at skrive indlæg og for at læse opslag der er interne.
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Vi kan nu håndtere jeres mails i foreningen.

Vi har tilbyder nu sammen med Microsoft, et professionelt mailhotel, så i kan modtage mails i klubben via jeres eget domaine.

I vil kunne få mailadresser som: formand@minklub.dk, bestyelsen@minklub.dk mm.

Så nu kan i slippe båndene til One.com og Unoeuro. Vi administrerer det for jer som en del af prisen. I får en webmail der let kan tilknyttes din SmartPhone.

Oprettelse af Mailhotel og flytning af DNS: 1000,-

Mailboks pr. år: 500,-

Alle priser er inkl. moms.
Karin Strüssmann Kommer det ind unde beskeder, eller kører det parallelt så den eneste forskel er at det er samme mailadresse.Jeg mangler lidt at al min kommunikation på hjemmesiden kommer ind under Beskeder også dem jeg skriver under de aktiviteter jeg har i kalenderen.
Thomas Kristiansen Det er i første omgang et professionelt mailhotel... Planen på sigt er at det bliver integreret, så mails fremover kan sendes ind i MemberLink systemet...
Karin Strüssmann Fint svar, det svare til det vi har idag, men kan der knyttes to domæner til på samme tid vikingen.dk og Kajakklubben-viking.dk ???
Thomas Kristiansen Ja... Det kan det og det koster ikke ekstra...
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Nyt. vedr. persondataforordningen.

Det er ikke helt så restriktivt som frygtet mht. eksponering af medlemmers persondata bag et login, se mere her:

https://memberlink.zendesk.com/hc/da/articles/360004165632
Lars S. Hansen Ja det forstår jeg godt. Men hvordan slår vi det så fra så de ikke skal. Tør jo ikke pille for meget så det ødelægger noget.
Thomas Kristiansen Du kan lige indtil videre ændre påmindelse til Aldrig.... Der kommer en ny version inden for et par dage, hvor i kan vælge at aftalen kun er "Til info", så skal de bare bekræfte de har set den ved indmeldelse, og de får bare privatlivspolitik info mail, hvis de ikke har modtaget aftalen før....
Lars S. Hansen Super. Tak og god weekend
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Auto sletning af ikke aktive medlemmer.

Som led i at sikre jer i henhold til den nye dataforordning, så har vi nu lavet en funktion til auto sletning af ikke aktive medlemmer.

Se hvordan i aktiverer det her: https://memberlink.zendesk.com/hc/da/articles/360004004032
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Læg jeres Privatlivspolitik og aftaler op i MemberLink

Se video om hvad i skal gøre nu, når i har lavet jeres Provatlivspolitik og skal have den til godkendelse hos kommende og eksisterende medlemmer.

https://memberlink.zendesk.com/hc/da/articles/360002954592-Opret-jeres-aftaler-Se-video-her
Thomas Kristiansen Nej, de vil stadig kunne logge ind.... Efter d. 25 maj, kan i afgøre om dem der ikke har accepteret, skal kunne vises i jeres adresseliste og gallerier...
Johannes Andersen Et andet spørgsmål: vi har nogle løst tilknyttede assistenter, der ikke er medlemmer, men som er oprettet i medlemsdatabasen (ikke med etiketten 'medlem' men 'assistent'), så vi har kontaktoplysninger på dem i adresselisten. Kun bestyrelsesmedlemmer mv kan se dem i adresselisten. Kan vi nøjes med at have en politik liggende, der beskriver dette. Uden at vi skal ud og indhente accept fra alle disse personer. Enkelte har login til hjemmesiden, men de fleste har ikke. Vi har f.eks. også fotogallerier med æresmedlemmer. De fleste er døde, andre er gamle uden rigtig nogen kontakt med os længere. Men vi vil alligevel gerne beholde dem i galleriet af historiske grunde. Dem kan vi ikke genere med at skulle forholde sig til svært læselige procedurer og politikker. Jeg kan selvfølgelig gå ind og acceptere på deres vegne for at holde dem synlige i galleriet, men det er jo noget fusk. :-/ Altså: kan vi have personer i databasen og fotogallerier uden at skaffe accept fra dem? Alternativer er jo adresselister i excelark, der mailes ukontrolleret rundt mellem de bestyrelsesmedlemmer, der har brug for at kunne kontakte "eksterne personer".
Thomas Kristiansen Lav lige en ticket i vores support, så tager vi den der....
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Skabeloner til privatlivspolitik og fortegnelsespligten.

Hvis i ikke allerede er igang med at lave jeres nye privatlivspolitik der skal godkendes af medlemmerne og den lovpligtide fortegnelse, så er der her vedhæftet nogle skabeloner i kan bruge. De er udarbejdet af DGI of DIF, de skal selvfølgeligt tilpasses jeres forening.

Der vil allerede engang i næste uge blive muligt for jer at sende jeres privatlivspolitik ud til accept hos jeres medlemmer. Vi har udviklet en automatiseret indhenting af tilladelser, som gør at i kan angive hvilke dele af systemet de må eksponeres i hvis de accepterer. i vil ligeledes kunne angive en etikette der bliver tildelt eller frataget alt efter om en person afviser eller godkender en aftale i har lagt op. Så det bliver nemt at få indhentet de nødvendige tilsagn fra medlemmer og trænere....

I vil også kunne lave en specifik privatlivspolitik for trænere og ledere, som kun vil skulle godkendes af dem(afgøres med etikette).

Men som det første skal i have udarbejdet privatlivspolitik og fortegnelsen.
Bilag 2 - Skabelon til brug for opfyldelse af fortegnelsespligten (dokumentationskravet), version 28.2.2018.docx
Bilag 1 - Privatlivspolitik for foreninger.docx
Thomas Kristiansen Hej. Det skriver vi lige en hjælpeside om, den kommer i købet af i morgen.
Havkajakklubben Svanen Skal fortegnelsen accepteres af medlemmerne? Og både i fortegnelsen og i privatlivspolitiken skal der angives navne på ansvarlige personer! Når de personer skiftes ud skal medlemmerne så igen acceptere?
Thomas Kristiansen Fortegnelsen skal ikke godkendes, den skal i bare have klar hvis den forespørges....
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Persondata forordningen.

Første skridt i at få jer klar til den nye persondataforordning, er at i udpeger den primære kontaktperson over for MemberLink.

Når i logger på MemberLink, skulle i gerne få en besked om at i skal ind under "Site indstillinger" / "Rettigheder" og udpege den primære kontaktperson.

Inden for en uges tid vil der komme besked til den primært kontaktperson om de næste skridt i processen.

1. I skal ind og acceptere "Aftale om MemberLink", samt "Databehandleraftalen".
2. I vil få skabeloner til udfyldelse af Fortegnelsespligten, samt jeres Privatlivspolitik.

Vi vil sende info ud med de tiltag der er nødvendige i systemet, for at sikre at persondata ikke bliver komproptimeret.

Vi skal nok gøre vores til at i bliver klar.

Men husk at i er Dataansvarlige....
Ella Lisberg Larsen Hej Thomas. Ella er ikke længere medlem af Kolding Dame Roklub og jeg har i stedet fået ansvaret i forhold til Persondata forordningen. Vil du rette det, så jeg modtager denne type information fremadrettet? Venlig hilsen Lene Kiltang
Thomas Kristiansen Jeg får dine kontaktinfo ændret til denne her type info.....
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
vedr. SSL(https) på jeres hjemmeside.

Mange af jer er blevet flyttet over på SSL(sikker kryptograferet adgang). Hvilket gør at den gerne skulle være grøn oppe i adresse linjen.

Hvis den skriver https, men ikke er grøn, så kan det skyldes at i har lagt indhold som billeder, IFRAME, DMI vejr eller andet som ikke er på en https adresse. Derfor vil browseren ikke vise den som 100% sikret, da den viser indhold der ikke er sikret.

Derfor sikre jer at i ikke viser indhold der ikke kører https. Det betyder ikke at jeres side er usikker, men det er bedst hvis den er grøn i browseren.

Er jeres hjemmeside ikke skiftet til SSL(https) endnu, så tag fat i support, så skal jeres DNS navneserver lige ændres.
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Kortgebyr må fra 1. januar ikke længere sendes videre til medlem

De af jer der har betalingsløsning på jeres MemberLink site, kan fra 1. januar 2018 ikke længere skubbe kortgebyret videre til medlemmerne. Det er pga. en ny lov der træder i kraft.

I har sikker modtaget en mail fra Dibs hvor der står:

Det betyder, at du ikke længere må opkræve dine kunder et betalingsgebyr, når de betaler med kredit- eller debitkort, som er udstedt inden for EU.

"DIBS arbejder på en mere avanceret løsning!"
I følge lovgivningen er det butikkernes eget ansvar at leve op til de nye regler vedr. surcharging, men vi ønsker at gøre det så nemt som muligt at drive webshop og derfor arbejder vi på nuværende tidspunkt på at udvikle en løsning. Løsningen vil gøre det enkelt og hurtigt, at ændre opsætningen i dit betalingsvindue, så du fremover kun surcharger på kort, som ikke er underlagt den nye lovgivning. Vi forventer at løsningen bliver implementeret i slutningen af februar 2018."

I SKAL IKKE GØRE NOGET. Hvis i har aktiveret at medlem skal betale kortgebyret, vil dette automatisk blive deaktiveret fra 1. januar. Når de er klar til at kunne håndtere at betalingsgebyr for kort der ikke er omfattet af loven, så vil denne blive aktiveret.
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Klar til den nye persondataforordning, der træder i kraft d. 25 maj 2018?

Som en del af jer sikkert har hørt om, så træder den nye persondataforordning igennem i hele EU her d. 25 maj 2018.
Den stiller helt nye krav til jeres behandling af personoplysninger. Personoplysninger er alt der kan relatere til en person, dvs. Navn, Adresse, e-mail og telefonnummer.

Bøderne for overtrædelse af forordningen er massive og kan knække en hver forening eller firma, så det er vigtigt at denne bliver taget alvorlig.

I Den nye forordning kræver at i skal indhente samtykke ved medlemmer og frivillige til brug af deres personoplysninger. Samtykket skal gives til det specifikke formål og kategorisering. De skal aktivt give samtykket.

Der skal ved samtykke informeres om hvem der har adgang til data, hvad de skal bruges til, hvad deres rettigheder er og hvem der er dataansvarlig i foreningen. Vi vil komme med mere konkret info senere.

Desuden kan medlemmer kræve at få slettet deres data hos jer. Der kan være konsekvenser ved dette f.eks. udmeldelse mm. Ligeledes vil de kunne kræve at se de data i har registreret for jer.

Den gode nyhed er at MemberLink inden d. 25 maj 2018 vil være ”Ready by design”.dvs. at vi vil sørge for at gøre det let for jer at leve op til den nye forordning. Så MemberLink vil facilitere indhentning af samtykke, samt forhindre (hvor vi kan) at personoplysninger ikke bliver misbrugt.

Mange processor med indhentning af de samtykker i har brug for bliver automatiseret, så i ikke selv skal ud og have fat i hvert enkelt medlem.

Vi vil holde jer informeret løbende. Processen er i gang og opstarter er inden den træder i kraft, da det er en god idé at have samtykke på plads inden d. 25 maj.

Det er vigtigt at det i sidste ende er jeres ansvar som Dataansvarlige. Vi hos MemberLink er Databehandlere for jer og har også et ansvar.
Aalborg Kajakklub Hej Thomas, Så vidt jeg er informeret står der også i loven at vi skal krypterer med fx SSL, er dette også noget der sker automatisk? Mvh. Jakob
Thomas Kristiansen Hej Jacob. Det bliver nok krav at alle sites kommer over på SSL, hvilket vil give en merpris på 500,- i jeres årlige abn.
Vedbæk Kajakklub Hej Thomas, godt at I forbereder samtykket. Kan du løfte en flig af hvordan samtykket bliver og om vi selv kan tilføre andre oplysninger til samtykket, som vi har andre steder end memberlink? Det er rokort (senere rowlog) data, sikkert også noget fra låsesystemet og måske bankudskrifter. For os er det nemmest et komplet samtykke. Desuden vil det være rart at samtykker gives ved indledningen af den kommende sæson, men det afhænger selvfølgelig af implementationen ;-) mvh Peder
Thomas Kristiansen Hej Peder.... I jeres fortegnelse over behandling af personoplysninger, vil i informere om hvilke data i har brug for, hvad de bliver brugt til og hvem der har adgang til dem. Det er noget medlemmer skal sige god for.... Vi sørger for at der indhentes de nødvendige samtykke. Der vil så blive muligt for jer at oprette valgfrie samtykke, som vi også indhenter..... Der kommer meget mere info om dette sidst i marts... Mvh Thomas
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Integration til Facebook Messenger
Som en del af jer har opdaget, så har vi nu åbnet for at jeres medlemmer kan få notfikationer(beskeder, opslag, nyheder mm.) direkte i deres Facebook Messenger.

Fordelen er at i sparer på SMS, beseder kommer der hvor Facebook brugere helst vil læse deres beskeder. Så får i også en meget tættere kontakt til medlemmer og de svarer hurtigere.

Man flytter med det her ikke noget over på Facebook, man gør ganske enkelt bare livet lettere for de 80% der har Facebook.
Troense Kajakklub Genialt
Thomas Kristiansen Jeps, den svarer jeg da lige på her fra min Messenger :-)
Troense Kajakklub Hmnn, nu skal jeg så lige finde ud af, hvordan jeg skifter fra at være Troense Kajakklub til at være Marianne Berthing, så jeg også kan se den fra min Messenger. Eller hvordan jeg får Troense Kajakklub på messenger ..
Thomas Kristiansen Du skal ind via jeres MemberLink side på alle de sider du vil tilmelde dig Facebook Messenger. Du kan uden problemer tilmelde den samme FB konto til flere MemberLink sider....

Vil du gerne tilmeldes listen

Så kan du registrere dig her ved at klikke her.
Her på siden vil du kunne følge med i alle de nye funktioner der kommer i MemberLink, samt få info om vigtige ting vedr. systemet.