Info for klub administratorer

MemberLink Infotavle

Log på for at skrive indlæg og for at læse opslag der er interne.
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Klubbens kontaktadresse kan nu angives præcis.

Vi har opdateret den adresse komponent til angivelse af jeres klubadresse.

Så nu kan i under "Site indstillinger" / "Kontakt info", ændre i den adresse som Google har fundet, hvis den ikke passer 100%. I kan ligeledes flytte markøren på kortet, så den præcise lokation på jeres klub vises.
Michael Madsen Hej Thomas god tilføjelse. Kan vi også få et fri tekst felt så man eksempelvis kan skriv at det ikke er en post adresse men der henvise til....(vi har haft flere misforståelser pga. dette)
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Nu kan i lave flere medlemslister.

I kan sætte op:
- Hvilke medlemmer/medlemsgrupper der skal være på listen.
- Hvem der må tilgå de medlemslister i laver.
- Hvilke Kolonner der vises i medlemslisterne.
- Hvilke data dem der har adgang må ændre i.

I kan lave de nye lister under "Medlemmer" / "Egne medlemslister".
De nye lister kommer oppe i den sorte menu til højre under "Medlemslister", hvis du har adgang til en eller flere.

Se video om det her:
https://youtu.be/abN4zwSfxEM

Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Indberetning af medlemstal.

Mange af jer har sikkert modtaget en mail fra DGI og DIF, vedr. en ny aldersinddeling på indrapporteringen.

Vi kommer med en ny medlemsrapport der har den nyeste inddeling i starten af næste uge. Ligeledes vil vi inden i skal indrapportere næste år, have en direkte afrapportering til medlemstal.dk
Jesta Damgaard Det lyder da godt. Hvordan samler rapporten tallene? Her tænker jeg specifikt på medlemmer, der måske er stoppet i løbet af året eller startet i løbet af året. Tæller I sammen på startdato, kun aktive medlemmer eller noget helt andet?
Thomas Kristiansen Hej Jesta. Det bliver sådan at du kan angive hvilken periode den skal kigge i, så f.eks. hvem har været medlem i tidsrummer 1.jan til 31.dec.... Det kræver så at når personer meldes ud, at i indsætter en udmeldelsesdato.
Jesta Damgaard Tak Thomas.
Thomas Kristiansen Skal de have køn opdeling inden for de enkelte aldersgrupper ?
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Profilbilleder i medlemslisten.

Nu kan i tilføje medlemmers profilbillede i medlemslisten, både den liste der kun kan ses af administratorerne og den liste i kan gøre tilgængelig for medlemmerne.

I tilføjer det nye felt: "Billede" under "Medlemmer" / "Tilpas lister".

Inden for den nærmeste fremtid, vil der komme mulighed for at lave jeres egne lister. Bestemme hvilke de medlemmer der skal være på listen ud fra etiketter de etiketter de har, samt bestemme adgangen til listen ud fra etiketter.

Ligeledes kan i nu tilføje feltet "Medlemsnummer" på fakturalisten, hvis i ønsker det. I skal dog være opmærksom på at det først bliver sat på fakturaer der genereres fra nu af....



Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Autoarkivering af gamle fakturaer.

For at gøre det lettere for jer at overskue jeres fakturaer i fakturaoversigten, indfører vi inden for den næste uge autoarkivering af fakturaer.

Dvs. fakturarer der er ældre end 1 år, vil automatisk blive arkiveret(ikke slettet), de vil kunne hentes tilbage fra arkivet hvis nødvendigt.

Systemet vil ikke arkiverer fakturaer der ikke er "Betalt", med mindre de er krediteret. Ligeledes vil den for de af jer der benytter regnskabssystemet heller ikke arkivere fakturaer der ikke er bogført i et åbent regnskabsår.

Der vil ligeledes komme mulighed for at arkivere direkte fra fakturalisten, hvis i ønsker at arkivere fakturaer der ikke er 1 år gamle.
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Vi kan nu håndtere jeres mails i foreningen.

Vi har tilbyder nu sammen med Microsoft, et professionelt mailhotel, så i kan modtage mails i klubben via jeres eget domaine.

I vil kunne få mailadresser som: formand@minklub.dk, bestyelsen@minklub.dk mm.

Så nu kan i slippe båndene til One.com og Unoeuro. Vi administrerer det for jer som en del af prisen. I får en webmail der let kan tilknyttes din SmartPhone.

Oprettelse af Mailhotel og flytning af DNS: 1000,-

Mailboks pr. år: 500,-

Alle priser er inkl. moms.
Karin Strüssmann Kommer det ind unde beskeder, eller kører det parallelt så den eneste forskel er at det er samme mailadresse.Jeg mangler lidt at al min kommunikation på hjemmesiden kommer ind under Beskeder også dem jeg skriver under de aktiviteter jeg har i kalenderen.
Thomas Kristiansen Det er i første omgang et professionelt mailhotel... Planen på sigt er at det bliver integreret, så mails fremover kan sendes ind i MemberLink systemet...
Karin Strüssmann Fint svar, det svare til det vi har idag, men kan der knyttes to domæner til på samme tid vikingen.dk og Kajakklubben-viking.dk ???
Thomas Kristiansen Ja... Det kan det og det koster ikke ekstra...
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Nyt. vedr. persondataforordningen.

Det er ikke helt så restriktivt som frygtet mht. eksponering af medlemmers persondata bag et login, se mere her:

https://memberlink.zendesk.com/hc/da/articles/360004165632
Lars S. Hansen Ja det forstår jeg godt. Men hvordan slår vi det så fra så de ikke skal. Tør jo ikke pille for meget så det ødelægger noget.
Thomas Kristiansen Du kan lige indtil videre ændre påmindelse til Aldrig.... Der kommer en ny version inden for et par dage, hvor i kan vælge at aftalen kun er "Til info", så skal de bare bekræfte de har set den ved indmeldelse, og de får bare privatlivspolitik info mail, hvis de ikke har modtaget aftalen før....
Lars S. Hansen Super. Tak og god weekend
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Auto sletning af ikke aktive medlemmer.

Som led i at sikre jer i henhold til den nye dataforordning, så har vi nu lavet en funktion til auto sletning af ikke aktive medlemmer.

Se hvordan i aktiverer det her: https://memberlink.zendesk.com/hc/da/articles/360004004032
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Læg jeres Privatlivspolitik og aftaler op i MemberLink

Se video om hvad i skal gøre nu, når i har lavet jeres Provatlivspolitik og skal have den til godkendelse hos kommende og eksisterende medlemmer.

https://memberlink.zendesk.com/hc/da/articles/360002954592-Opret-jeres-aftaler-Se-video-her
Thomas Kristiansen Nej, de vil stadig kunne logge ind.... Efter d. 25 maj, kan i afgøre om dem der ikke har accepteret, skal kunne vises i jeres adresseliste og gallerier...
Johannes Andersen Et andet spørgsmål: vi har nogle løst tilknyttede assistenter, der ikke er medlemmer, men som er oprettet i medlemsdatabasen (ikke med etiketten 'medlem' men 'assistent'), så vi har kontaktoplysninger på dem i adresselisten. Kun bestyrelsesmedlemmer mv kan se dem i adresselisten. Kan vi nøjes med at have en politik liggende, der beskriver dette. Uden at vi skal ud og indhente accept fra alle disse personer. Enkelte har login til hjemmesiden, men de fleste har ikke. Vi har f.eks. også fotogallerier med æresmedlemmer. De fleste er døde, andre er gamle uden rigtig nogen kontakt med os længere. Men vi vil alligevel gerne beholde dem i galleriet af historiske grunde. Dem kan vi ikke genere med at skulle forholde sig til svært læselige procedurer og politikker. Jeg kan selvfølgelig gå ind og acceptere på deres vegne for at holde dem synlige i galleriet, men det er jo noget fusk. :-/ Altså: kan vi have personer i databasen og fotogallerier uden at skaffe accept fra dem? Alternativer er jo adresselister i excelark, der mailes ukontrolleret rundt mellem de bestyrelsesmedlemmer, der har brug for at kunne kontakte "eksterne personer".
Thomas Kristiansen Lav lige en ticket i vores support, så tager vi den der....
Thomas Kristiansen
Thomas Kristiansen
Skabeloner til privatlivspolitik og fortegnelsespligten.

Hvis i ikke allerede er igang med at lave jeres nye privatlivspolitik der skal godkendes af medlemmerne og den lovpligtide fortegnelse, så er der her vedhæftet nogle skabeloner i kan bruge. De er udarbejdet af DGI of DIF, de skal selvfølgeligt tilpasses jeres forening.

Der vil allerede engang i næste uge blive muligt for jer at sende jeres privatlivspolitik ud til accept hos jeres medlemmer. Vi har udviklet en automatiseret indhenting af tilladelser, som gør at i kan angive hvilke dele af systemet de må eksponeres i hvis de accepterer. i vil ligeledes kunne angive en etikette der bliver tildelt eller frataget alt efter om en person afviser eller godkender en aftale i har lagt op. Så det bliver nemt at få indhentet de nødvendige tilsagn fra medlemmer og trænere....

I vil også kunne lave en specifik privatlivspolitik for trænere og ledere, som kun vil skulle godkendes af dem(afgøres med etikette).

Men som det første skal i have udarbejdet privatlivspolitik og fortegnelsen.
Bilag 2 - Skabelon til brug for opfyldelse af fortegnelsespligten (dokumentationskravet), version 28.2.2018.docx
Bilag 1 - Privatlivspolitik for foreninger.docx
Thomas Kristiansen Hej. Det skriver vi lige en hjælpeside om, den kommer i købet af i morgen.
Havkajakklubben Svanen Skal fortegnelsen accepteres af medlemmerne? Og både i fortegnelsen og i privatlivspolitiken skal der angives navne på ansvarlige personer! Når de personer skiftes ud skal medlemmerne så igen acceptere?
Thomas Kristiansen Fortegnelsen skal ikke godkendes, den skal i bare have klar hvis den forespørges....
Her på siden vil du kunne følge med i alle de nye funktioner der kommer i MemberLink, samt få info om vigtige ting vedr. systemet.

Vil du gerne tilmeldes listen

Så kan du registrere dig her ved at klikke her.