Skal du oprette en ny automatisk opkrævning, skal du klikke på den grønne "Opret ny opkrævning" knap ovenover administrationslisten.
Derefter skal du udfylde skabelonen med de nødvendige data for din opkrævning.
Indtast først et navn på opkrævningen. Det vil fremgå af administrationslisten og hvis du allerede har mange andre opkrævninger liggende, er det en god ide, at navnet er sigende, så du kan genkende den igen - eller så andre kan regne ud, hvad den drejer sig om, hvis i er flere i foreningen som arbejder med kontingentopkrævninger. Navnet vil ikke fremgå på fakturaen til medlemmerne.
I feltet "Faktura tekst" kan du skrive en tekst til de medlemmer som får en regning med den opkrævning, du er ved at oprette. Denne tekst kommer nemlig til at stå lige over kontingenterne på fakturaen for denne opkrævning. Der kunne f.eks. stå "kontingent for vintersæson 2016" eller anden info i gerne vil give jeres medlemmer samtidig med udsendelsen af kontingentopkrævningen.
Der skal vælges en "Regningsansvarlig" - feltet er påkrævet. Man kan vælge f.eks. foreningens kasserer her, eller en anden relevant ansvarlig for opkrævningen. Vedkomne vil stå som kontaktperson på fakturaen som sendes ud til medlemmerne. Hvis i ikke vil have, at medlemmerne skal kunne rette henvendelse ifb. med fakturaen, så bør i oprette et fiktik medlem uden e-mail, der kan indsættes her.
Markerer du "Bogfør faktura ved kørsel" (kun relevant, hvis finansmodulet er aktivt), betyder det, at systemet automatisk vil bogføre kontingenterne for dig, mens kontingentopkrævningen køres. Dette kan spare kassereren for en masse tid. Alternativt kan man bogføre fakturaer fra fakturaoversigten.
OBS! Mange vælger IKKE at markere denne, da det giver mere fleksibilitet, hvis medlemmer f.eks. skal have afslag på regningen, har fået en ved en fejl osv. Hvis den bogføres under kørsel, skal der laves kreditnota og en ny regning, hvis der efterfølgende skal rettes op på fejl. Men det er op til jer, hvordan det skal køres. Som standard er denne ikke tilvalgt.
I nederste halvdel af skabelonen angiver du, hvem der skal have en regning/faktura tilsendt med opkrævning af kontingentet og hvornår systemet skal sende den afsted.
Hold/Etiketter
Du vælger først hvilke hold/etiketter som skal opkræves kontingent. Klik på "Vælg" knappen og vælg dem på listen som du vil opkræve fra i denne kørsel. Hvis der er nogen etiketter som skal undlades i din kørsel, kan du vælge dem under "Undlad medlemmer med etikette". Det kunne f.eks. være trænere, som foreningen har valgt ikke skal betale kontingent pga. det stykke arbejde de leverer.
Opkrævningsplan
Den vigtigste del af i oprettelsen af en automatisk opkrævning er opkrævningsplanen - eller tidsplanen for, hvornår der skal køres automatiske opkrævninger. Hvis der ikke findes nogen endnu, klikker du på knappen "Tilføj tid/tidsplan" for at få skabelonen for tidsplanen frem.
Nu kan du vælge hvilken måned, at din automatiske opkrævning skal køres - altså hvornår der skal sendes regninger til medlemmerne. Brug afkrydsningsfelterne til at markere den måned som du ønsker, at opkrævningen skal køres. Og brug derefter drop down listen til at vælge, på hvilket tidspunkt af måneden, der skal sendes regninger afsted til brugerne. Du kan vælge imellem 'første dag i måneden', 'den 15. i måneden' og 'sidste dag i måneden. Se billedet nedenfor.
Har i oprettet en betalingsfrist for betalinger i økonomiindstillingerne i feltet "kredit" og f.eks. angivet 15 dages kredit, skal i huske at lægge det antal dage oven i det tidspunkt i vælger på listen her - for det vil blive betalingsfristen på regningerne. Dvs. vælger i 'den 15. i måneden' og giver 15 dages kredit, vil medlemmerne skulle betale seneste den 1. i kommende måned. Vælger i 'første dag i måneden' og har oprettet en kredit på 14 dage, så bliver betalingsfristen den 15. i den valgte måned. Læs mere om, hvordan du opretter en betalingsfrist/kredit her.
Blokér medlemmer
Som sidste punkt, kan i vælge at systemet automatisk skal blokere jeres medlemmer, indtil de har betalt deres kontingent. De vil så ikke kunne logge på systemet, før regningen er markeret som betalt. Hvis dette afkrydsningsfelt ikke markeres, bliver medlemmerne ikke blokeret.
OBS! Det er vigtigt, at de medlemsskaber, der opkræves har en gyldig pris af typen "Opkrævning", da det er den pris, der hentes ifb. med kørsel af kontingentopkrævningen. Har foreningens hold, som i kører en opkrævning på, ikke en gyldig pris af typen "Opkrævning", vil der ikke blive opkrævet noget kontingent. Læs mere om, hvordan du opretter priser for hold her.
Tryk herefter på "Gem" knappen for at gemme din opkrævning. Så bliver du sendt tilbage til administrationslisten for automatiske opkrævninger, hvor du kan se den opkrævning, du lige har oprettet og hvornår den vil blive kørt automatisk næste gang i 'næste kørsel' kolonnen.
Oversigten giver dig et godt overblik over de essentielle dele af din opkrævning, såsom hvilke hold der opkræves, hvem der undlades, hvornår opkrævningen sidst blev kørt og hvornår den køres næste gang. Og klikker du på tandhjulet i højre side af oversigten, vil du få mulighed for at åbne og ændre opkrævningen, se en oversigt over de fakturaer, som findes fra forrige kørsler og slette opkrævningen.
Vælger du 'se faktura' fra menuen vil du få en fakturaoversigt for netop denne kørsel, hvor du bl.a. kan få et overblik over, hvem der har modtaget regningen og hvem der har betalt den mm.
Her kan du også åbne hver enkel faktura og ændre på "Fakturatekst", "Pris", "Fakturadato", "Betalingsfrist" og du kan manuelt angive fakturaen som bogført. Det gør du ved at klikke på tandhjulet og vælge "Ændre". Fra samme menu, kan du også hurtigt gå ind og ændre e-mailadressen og gensende fakturaen, når e-mailadressen er ændret, hvis du kan se, at grunden til regningen ikke blev sendt i første omgang er en tastefejl i e-mailadressen. Og du kan få vist fakturaen - sådan som medlemmet også vil se den og slette den.
Fejlretning
Vil du gerne sende medlemmet en ny faktura, fordi der er fejl i nogen af de angivne informationer, kan du gøre det via fakturaoversigten, hvor du går ind og vælger "Ændre" og dermed kan ændre pris, fakturadato og betalingsfrist eller tilføje en ny ordrelinje med en opkrævning som blev glemt og derefter markere "Send faktura" afkrydsningsfeltet. Når du så klikker på "Gem" knappen sendes en ny faktura afsted til medlemmet. Læs mere om, hvordan du sender rykkere her.
