Du kan oprette en booking med en tidsplan, der muliggør at medlemmer kan booke en bane en hel sæson ad gangen, selv vælge deres medspillere og blive opkrævet betaling for banen online.
For at komme i gang skal du oprette en ny booking. Læs mere om, hvordan du gør det her.
Når du har klikket på den grønne "Opret ny bookingaktivitet" knap, åbner du en skabelon, hvor du kan indtaste informationer om din sæsonbooking og opsætte regler for den.
I første del af skabelonen skal du give din sæsonbooking et navn. Navnet bliver vist på den side som medlemmerne ser på hjemmesiden, når de booker, så det skal gerne give mening både for den som opretter og dem som booker.
Herefter får du mulighed for at angive en beskrivelse til din sæsonbooking. Den bliver også vist på den side, hvor medlemmerne kan booke en bane for en hel sæson, så her kan man skrive vigtige informationer/regler omkring sæsonbooking, så medlemmerne er informeret, før de gennemfører en booking.
Enhedens navn skal være "Baner". Det er valgt som udgangspunkt.
Hvis du gerne hurtigt vil kunne genkende sæsonbookinger i bookingkalenderen, er det en god ide at give disse bookinger en bestemt farve.
Skal medlemmer som booker tilbydes at kunne kontakte nogen og skal vedkomne have tilsendt en besked, når der er nogen som har booket en sæson, kan du vælge en kontaktperson under "Kontaktpersoner" og sætte kryds i afkrydsningsfeltet "Send besked om booking".
I næste del af skabelonen kan du sætte regler op for din sæsonbooking, om nødvendigt. Du kan f.eks. angive om der skal kræves et minimum og maksimum antal deltagere, når der bookes. Men du kan også bare indsætte "0" i de to felter og lade deltagerantallet være ubegrænset.
Hvis jeres forening kræver 'opfyldning' på holdet i forhold til det krævede maks. antal deltagere som i evt. har angivet, kan man sætte kryds i afkrydsningsfeltet "Tillad opfyldning" - og dermed kan andre booke sig ind på eksisterende bookinger, hvis der er en eller flere pladser ledige i forhold til maks. antallet.
Man behøver ikke oprette nogen af de "Valgfrie regler", for mange af dem vil ikke give mening for sæsonbooking.
Spring "Fleksible tider" over, for den giver ingen mening for banebooking.
Sæt kryds i afkrydsningsfeltet "Aktivér sæsonbooking", for det er den som muliggør at medlemmer kan booke en bane i en sæson!
Vælg de hold eller etiketter som skal have mulighed for at kunne booke en bane i en sæson og vælg om medlemmernes deltagelse må kunne ses af andre.
.png)
En anden vigtig del af opsætningen for sæsonbooking er tidsskemaet. Her skal du indsætte startdatoen og slutdatoen for sæsonen. Du skal vælge hvilke ugedage, at medlemmerne kan booke sig ind. Skal lørdage og søndage ikke tilbydes, så fjern markeringerne i de to afkrydsningsfelter. Og til sidst indsættes det tidsrum på dagen, som man kan booke en bane og hvor længe ad gangen man kan booke en bane.
Dernæst skal du vælge, hvilke af foreningens baner som skal kunne bookes i en sæson. Og som det sidste kan du angive en besked, som medlemmer, der booker får at se, når de har booket en bane. Tryk på "Gem" knappen, når du har sat din sæsonbooking op.
OBS! Der skal sættes ind start- og slutdato ind i tidsskemaet, ellers vil sæsonbookingen ikke virke korrekt.
Som på alle andre typer booking og aktiviteter som man kan oprette i systemet, kan du også sætte priser på sæsonbooking og tilbyde medlemmer som booker at betale online.
Fra booking aktivitetsoversigten skal du klikke på tandhjulet i højre side ud for din sæsonbooking og på menuen vælger du "Prisindstillinger".
Nu kan du opsætte betalingsregler, såsom om der skal kræves betaling med det samme, eller om bookingen betragtes som gennemført, når medlemmet bekræfter bookingen eller om booking først betragtes som gennemført når regningen er betalt. I de to sidstnævnte tilfælde reserveres booking først i kalenderen, når reglen er opfyldt.
Herefter kan du vælge hvilken finanskonto som disse betalinger skal bogføres på - hvis finansmodulet er aktivt for jeres forening. Og som det sidste angiver du prisen som skal opkræves for sæsonbookingen. Prisen sættes som udgangspunkt til at gælde for alle i foreningen. Vil i gerne køre med forskellige priser for jeres forskellige hold, kan man oprette en pris pr. hold ved hjælp af "Tilføj ny pris" knappen. Pristypen kan enten være pr. tid (der opkræves én pris for banen) eller pr. deltager (prisen som er angivet opkræves for hver deltager, som er tilmeldt bookingen. Dvs. er der tilmeldt 4 deltagere til bookingen, så opkræves i dette tilfælde 4x1200,- kr.).
Tryk på "Gem" knappen, når du har indtastet de relevante informationer.
OBS! Det er kun den som gennemfører sæsonbookingen som kan betale for den. Man kan ikke uddele betalingen på de medlemmer som måtte være tilmeldt i sæsonbookingen. Skal regningen deles imellem de tilmeldte deltagere, må disse klare den afregning udenom systemet.
Når du er færdig med opsætningen af din sæsonbooking, kan du indsætte den i menustrukturen på hjemmesiden, så foreningensmedlemmer nemt kan få adgang til den. Det gør du ved at vælge "Indhold" fra den sorte administrationsmenu og "Menu". Klik på knappen "Opret nyt menupunkt" og udfyld som vist på billedet:
Vil du gerne læse mere om, hvodan man opretter menupunkter i menustrukturen, så læs mere her.
Den bookingside som du indsætter i foreningens menustruktur og som medlemmerne ser, når de booker en sæson ser således ud:
Den vil være en lang liste af alle mulige ugedage og klokkeslet som man kan booke en bane og listen svarer til den tidsplan, du har sat op. Vil man booke, skal man klikke på knappen "Book" ved den ugedag og klokkeslet, man vil booke. Herefter er man som udgangspunkt selv tilmeldt og kan tilføje flere deltagere ved at klikke på "+" knappen. Når man har klikket på plus'et dukker et søgefelt op, hvor man kan søge efter navnet på de andre deltagere, som skal tilmeldes sæsonbookingen. Skriv f.eks. fornavnet og tryk på "Enter" knappen på tasteturet, så giver systemet de valgmuligheder den finder og du vælger ved at klikke på det rette navn på listen.
Herefter kan du tilføje flere navne, hvis nødvendigt, eller klikke på "Bekræft" knappen, så man dermed sendes videre til indkøbskurven.
OBS! Når medlemmet har klikket bekræft, vil der dukke en blå beskedboks op i højre hjørne som gør opmærksom på, at man har 10 minutter til at gennemføre sin booking (bekræfte ordre og betale). Overskrides de 10 minutter, gives den bookede bane fri igen.
Når et medlem har bekræftet sin booking, bliver han/hun sendt videre til en indkøbskurv, hvor bookingtidsrummet vises sammen med prisen for bookingen. Her skal medlemmet nu acceptere foreningens handelsbetingelser ved at sætte kryds i afkrydsningsfeltet og derefter klikke på "Bekræft" knappen. Hermed har medlemmet bekræftet sin ordre og bliver sendt videre til betalingssiden.
På betalingssiden kan medlemmet se fakturanummer, hvem der betales til og endnu engang, hvad han/hun har booket og til hvilken pris. Der vil også være indsat en betalingsfrist som svarer til det antal dage i har stående som "kredit" i indstillingerne under "Økonomi". Systemet regner selv betalingsfristen ud udfra bookingsdatoen og antal kreditdage.
OBS! For at betalinger kan gennemføres, skal man have sat sine betalingsformer under "Økonomi" indstillingerne op. Og vil man tilbyde online betaling med betalingskort skal man yderligere være godkendt hos NETS og DIBS, før det er muligt. Læs mere om opsætning af betalingsformer her.
Ved at klikke på linket "Betal med" får medlemmet mulighed for at vælge at betale via bankoverførsel eller Girokort, hvis i har sat disse muligheder op i jeres betalingsformer som alternativ til kortbetaling.
